ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

или СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО, многофункциональный справочно-информационный документ, обеспечивающий связи предприятия (организации) с другими организациями, а также с физическими лицами. Д. п. относится к наиболее распространённым и (с учётом количества пользователей) массовым жанрам современной деловой коммуникации.
В документоведении на настоящий момент отсутствует общепринятая классификация служебной корреспонденции. Нередко авторы ограничиваются развёрнутыми списками-перечнями существующих разновидностей Д.п. (см., напр. [Веселов 1993; Стенюков 1996]).
Так, М.В. Стенюков выделяет следующие виды Д.п.: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, сопроводительные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. [Стенюков 1996: 49-50].
М.В. Колтунова систематизирует служебную корреспонденцию по нескольким основаниям. 1) По тематическому признаку противопоставляются письма коммерческие и деловые. Коммерческие письма связаны с заключением и выполнением коммерческих сделок от имени юридических лиц. Деловые письма решают организационные, правовые, экономические проблемы корреспондентов; 2) По функциональному признаку различаются инициативные Д.п. и письма-ответы. Обязательного ответа требуют п.-запросы, п.-предложения, п.-рекламации, п.-просьбы и п.-обращения; 3. По признаку адресата противопоставляются Д.п. обычные и циркулярные. Циркулярные п. обычно рассылаются вышестоящими организациями в нижестоящие по нескольким адресам; 4) По форме отправления Д.п. делятся на обычные, электронные и факсовые; 5. По структурным особенностям различаются Д.п. регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) [Колтунова 1998: 6—7].
Д.п. обычно оформляются на бланках организации и включают следующий набор реквизитов: 1) эмблема или логотип организации (предприятия); 2) код организации (по классификатору); 3) код документа; 4) наименование организации (полное и сокращённое); 5) почтовый и телеграфный адрес; 6) номер телефона; 7) номер факса; 8) номер банковского счета; 9) дата; 10) индекс документа; 11) ссылка на индекс и дату входящего документа; 12) адресат; 13) заголовок к тексту; 14) текст; 15) отметка о наличии приложения; 16) подпись; 17) отметка о направлении копии в другие адреса; 18) фамилия и инициалы исполнителя. К обязательным реквизитам официального Д.п. относят: наименование организации (полное и сокращённое); её почтовый и телеграфный адрес; дата; индекс; заголовок; текст; подпись; сведения об исполнителе [Веселов 1993: 9].
Текст Д.п., как правило, состоит из вводной и основной частей. В первой части излагаются причины составления данного Д.п. Во второй части формулируется основная цель (предложение, просьба, гарантия, отказ и т.д.).
Современные Д.п. характеризуются высокой степенью стандартизации. Для каждого содержательного аспекта документа (передача сообщения, просьбы, благодарности, отказа, согласия выполнить что-л. и пр.) существуют свои устойчивые синтаксические модели (клише, стереотипы). Напр., выражение сообщения: Сообщаем Вам о том, что...; Ставим Вас в известность, что...; Примите, пожалуйста, к сведению..; Доводим до Вашего сведения, что...; выражение просьбы: Пожалуйста, сообщите...; Просим сообщить...; Просим выслать нам...; Просим не отказать в любезности выслать нам...; Мы будем благодарны, если Вы...; выражение благодарности: Благодарим Вас за большой вклад в...; Примите, пожалуйста, глубокую благодарность за...; Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас за...
В деловой переписке обязательно использование средств речевого этикета. Прежде всего это обращения в сочетании с этикетными прилагательными уважаемый, глубокоуважаемый (Напр.: Уважаемый Иван Петрович! Глубокоуважаемый Игорь Михайлович! Уважаемые господа! Уважаемые коллеги!); этикетные заключительные фразы типа: С наилучшими пожеланиями; С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество; С наилучшими пожеланиями и дружеским приветом; Желаю Вам всяческих успехов... и т.п.
Приведём образец делового письма (документ обычно занимает 1 страницу формата А4):
АО «БАЙЯРД»
400010, Волгоград, ул. Порт-Саида, 18
Р/с 0123678 в Инкомбанке
Тел.(8442)33-45-11 Факс (8442) 33-71-77 05.04.04 №07-02-45
Директору АО «Оргтехника» г-ну Соловьёву В.Н. 131100, Москва, Тверская, 120
На № 02-08-15 от 20.03.04
О возобновлении поставок оргтехники
Глубокоуважаемый Валерий Николаевич!
Сообщаем Вам, что оплата партии оргтехники № 6 была произведена нашей фирмой 18.03.04. Для подтверждения факта оплаты направляем Вам копию платёжного поручения № 1321.
Мы рассчитываем на успешное развитие нашего сотрудничества в ближайшее время.
С уважением
Директор подпись А.Н. Колосов
АО «Оргтехника»
Дата 08.04.04
Вх. № 0000127
Современное развитие данного жанра в отечественном документоведении идёт в сторону сближения Д.п. с европейскими образцами и уменьшения степени стандартизации документа. Невысокая степень регламентированности, разнообразные отступления от канонов традиционного Д.п. особенно часто встречаются в электронных Д.п. [Колокольцева, Червинская 2001].
Лит.: Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М., 1993; Колокольцева Т.Н., Червинская О.В. Документы XXI века: электронное деловое письмо // Делопроизводство. Информационно-практический журнал. 2001. № 2; Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1998; Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки: практическое пособие. М., 1995; Настольная книга секретаря-референта. Контракты, деловая корреспонденция, документация на английском и русском языках. М, 1995; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М, 1996; Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1997.
Т.Н. Колокольцева