ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

совокупность законодательно установленных документов, касающихся его педагогической и финансово-хозяйственной деятельности. Подразделяется на четыре вида: а) учредительные документы – паспорт образовательного учреждения, сертификат, дающий право работать по определенной программе или программам; сами программы и планы их реализации; б) сведения об обучаемых – общая численность контингента, его структура, социально-демографические сведения, личные дела обучаемых с записями об успешности прохождения курса; в) сведения о персонале – численность, структура, записи о приеме на работу и увольнении; г) сведения о финансовой деятельности – денежные поступления, разного рода расходы по содержанию и оснащению зданий и помещений, по оплате труда штатных и приглашенных работников.
Установление рационального состава документов, необходимого для реализации функций управления, – одна из наиболее ответственных проблем совершенствования документационного обеспечения управления и уменьшения количества создаваемых документов, сокращение «бумажного вала».
Распределительные документы охватывают все функции управления. В ПУЗ целесообразно установить точный перечень вопросов, по которым издаются приказы и указания.
Постановления, решения и приказы – основные распорядительные документы. Они издаются для разрешения принципиальных вопросов, находящихся в компетенции учебного заведения, а также для того, чтобы довести до сведения структурных подразделений ПУЗ документы вышестоящих органов. Приказ подписывает директор. Указания издаются по вопросам оперативного управления, например о подготовке предложений к плану, об одноразовых изменениях в занятиях и т.п. Указания могут подписываться директором или его заместителем.
Права и обязанности инженерно-педагогического состава определяют должностные инструкции.
Один из основных документов ПУЗ – план работы. Это документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ (мероприятий), их последовательность и взаимосвязь, объем (в той или иной форме), сроки проведения или выполнения, руководителей работ и ответственных исполнителей, планируемые реальные результаты.
В отдельных случаях для большей конкретизации планов составляются графики выполнения работ, которые по сути являются такими же планами, но с большей детализацией. Составление документов, называющихся «план-график» – ошибка, которая приводит к неоправданному увеличению документных форм; план-график как форма документа не имеет смысла. Детализация планов происходит по мере сужения временного срока их распространения, широты охвата. Планы могут составляться и на отдельные мероприятия, сложные в организационном отношении работы. Это может быть план проведения конференции, план конкретной реорганизации или аттестации, план мероприятий по достижению определенной цели и т.п. Во всех случаях принципиальная схема одинакова.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений о подготовке и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему органу или руководящему лицу. Отчет о выполнении плана строится как документ, соответствующий плану по структуре, показателям (для удобства анализа и полной сопоставимости).
Каждому плану должен соответствовать отчет. В ряде случаев целесообразно в планы вводить графу об исполнении, ее выполнение позволит сократить форму отчета. Однако такая форма отчетности требует изменения технологии работы с документами.
Ряд учреждений, считая план законом, подлежащим обязательному выполнению, не составляют самостоятельного детального отчета, а включают в него лишь невыполненные позиции с соответствующим объяснением.
Большую группу документов любой организации составляет переписка. Под перепиской понимается традиционно существующая группа документов, не ограниченная точно и имеющая специфику оформления, связанную с ее пересылкой по почте, средствами факсимильной связи и т.д. По содержанию переписка может иметь и правовое значение, содержать директивы, предписания, поручения или сопровождать правовые акты, планы, отчеты и т.п. Основной массив переписки связан с определенными изменениями в системе, появлением дополнительной информации или с возникновением новых информационных отношений на неформальной основе.
В пределах своей компетентности ПУЗ может направлять письма при осуществлении оперативных и информационных связей с вышестоящими органами. Письма, как правило, должны составляться лишь в тех случаях, когда затруднен или невозможен бездокументный способ обмена информацией. Переписка между структурными подразделениями запрещается. В информационных связях между подразделениями применяются другие формы: в бухгалтерию передаются табель присутствия сотрудников для расчета заработной платы, ведомости и т.п.
Письма должны составляться по одному вопросу. Текст строится по схеме: введение, доказательство-обоснование, заключение. Введение содержит сведения о причинах и целях составления письма, ссылки на документы, являющиеся основаниями для его подготовки. Доказательство-обоснование включает цифры, доводы, факты, которые должны убедить адресата о необходимости принятия нужного решения. В заключение излагаются суть вопроса и предлагаемое решение. В зависимости от назначения письма отдельные логические элементы могут отсутствовать. Например, в сопроводительном письме будет отсутствовать доказательная часть.
Письмо как форма передачи информации тесно соприкасается с телеграммой и телетайпограммой. Ситуации их составления идентичны; различия связаны со способом передачи, который, в свою очередь, приводит к особенностям оформления. Составляются телеграммы и телетайпограммы при необходимости срочной передачи информации. Однако их использование стоит гораздо дороже, чем пересылка по почте, что накладывает ограничения на этот способ документирования. Он может использоваться лишь в условиях действительной срочности, при сравнительно небольшом объеме текста или когда отправление документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
Целями оперативного обмена информацией ПУЗ с другими организациями служит телефонограмма. Телефонограмма не идентична разговору по телефону, так как передача сопровождается документальным оформлением в пункте приема и пункте передачи.
В составе документов ПУЗ создается целая группа документов, сопровождающих образовательный процесс: учебные планы, программы, зачетные ведомости и др.
В целях сокращения разнообразной документации и повышения эффективности управленческого труда необходима унификация документов:
сокращение их общего числа;
соответствие документов решаемым задачам и процедурам управленческих действий; унификация показателей реквизитов, применяемых в различных документах;
расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения;
снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов.Единые формы документов, правила составления и оформления разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТов. Унификация и стандартизация документов позволяют упростить восприятие информации, проверку содержания, снизить затраты на обработку документов средствами техники, сократить сроки подготовки документов и повысить оперативность управления.
Научная организация делопроизводства предполагает систематизацию документов и распределение их по группам, что обеспечивается составлением оптимальной номенклатуры и формированием дел. Номенклатурой называется систематический перечень конкретных заголовков дел, заводимых по различным направлениям деятельности ПУЗ, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является учетно-информационным справочником, позволяющим быстро отыскать нужный документ. Структура ее содержит перечни дел по основным направлениям деятельности образовательного учреждения, за который отвечают определенные должностные лица.
Организация делопроизводства на уровне современных требований не только позволит внести рационализацию в работу руководителей, но и, что самое важное, повысит эффективность управления ПУЗ.
Лит.: Примерная номенклатура дел профессионально-технических учебных заведений. – Л., 1982; Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М., 1972; Соколов А.Г. Управленческая деятельность в учреждении начального профессионального образования.
– СПб., 1997.
А.Г. Соколов