ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
документ, адресованный руководителю вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д. з. состоит из двух частей: в первой (вводной) излагаются факты и проводится их анализ; во второй — делаются выводы и предложения. Лит.: Культура устной и лисьменной речи делового человека: Справочник-практикум для самообразования. — М., 1997. Л. Г. Антонова
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
документ, содержащий изложение какого-л. вопроса с выводами и предложениями составителя, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации.
Внутренняя Д.з. (адресуемая руководителю подразделения или организации) составляется на стандартном листе бумаги формата А4 с воспроизведением необходимых реквизитов (обязательных компонентов) и подписывается составителем. Внешняя Д.з. (адресуемая в вышестоящие инстанции) составляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем организации.
Внутренняя Д.з. включает следующие обязательные реквизиты: (1) наименование организации или структурного подразделения, в котором работает составитель документа, с указанием, в случае необходимости, номера его телефона; (2) адресат (кому направляется Д.з.) — наименование должностного лица, его фамилия и инициалы; (3) наименование документа; (4) дата; (5) заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, напр.: О дополнительном финансировании заказа № 567; (6) основной текст; (7) наименование должности составителя документа, (8) его подпись и её расшифровка (инициалы ставятся перед фамилией).
Образец внутренней Д.з. (при угловом расположении реквизитов):
Факультет филологии Директору Гуманитарного университета
А.В. Ивановой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
18.04.2012
О подготовке к проведению
акции «Тотальный диктант»
21 апреля 2012 г. кафедра русского языка проводит в нашем городе ежегодную образовательную акцию «Тотальный диктант», призванную привлечь внимание общественности к вопросам грамотности и развить культуру грамотного письма. Ожидается, что в акции примут участие более 800 человек.
В виду недостаточности аудиторного фонда с презентационным комплексом прошу разрешить использовать во время проведения акции переносное презентационное оборудование: переносной медиапроектор VT570G; экран на треноге Draper Diplomat; ноутбук Dell Inspiron; колонки Microlab.
Декан факультета Подпись Л.И. Сидоров
Основной текст Д.з. условно делится на две части: в первой части (описательной) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, послужившие поводом к написанию документа, при необходимости приводится их анализ, во второй части — выводы и предложения и соответствующая просьба (просьбы). Текст излагается от первого лица единственного числа и должен соответствовать официально-деловому стилю. В начале текста не рекомендуются фразы Довожу до Вашего сведения..., Обращаюсь к Вам, потому что... и т.п. (необходимо сразу излагать суть дела), в конце — Вносится на Ваше рассмотрение..., Докладывается для принятия решения и т.п. (лучше Считаю необходимым / целесообразным..., Предлагаю..., Прошу направить / выделить / оказать материальную помощь и т.п.). Необходимо соблюдать требования краткости документа при полноте информации, её достоверности и объективности. Формулировки должны исключать возможность двоякого толкования.
Лит. : См. лит. к ст. Служебная записка.
Г.А. Копнина
Внутренняя Д.з. (адресуемая руководителю подразделения или организации) составляется на стандартном листе бумаги формата А4 с воспроизведением необходимых реквизитов (обязательных компонентов) и подписывается составителем. Внешняя Д.з. (адресуемая в вышестоящие инстанции) составляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем организации.
Внутренняя Д.з. включает следующие обязательные реквизиты: (1) наименование организации или структурного подразделения, в котором работает составитель документа, с указанием, в случае необходимости, номера его телефона; (2) адресат (кому направляется Д.з.) — наименование должностного лица, его фамилия и инициалы; (3) наименование документа; (4) дата; (5) заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, напр.: О дополнительном финансировании заказа № 567; (6) основной текст; (7) наименование должности составителя документа, (8) его подпись и её расшифровка (инициалы ставятся перед фамилией).
Образец внутренней Д.з. (при угловом расположении реквизитов):
Факультет филологии Директору Гуманитарного университета
А.В. Ивановой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
18.04.2012
О подготовке к проведению
акции «Тотальный диктант»
21 апреля 2012 г. кафедра русского языка проводит в нашем городе ежегодную образовательную акцию «Тотальный диктант», призванную привлечь внимание общественности к вопросам грамотности и развить культуру грамотного письма. Ожидается, что в акции примут участие более 800 человек.
В виду недостаточности аудиторного фонда с презентационным комплексом прошу разрешить использовать во время проведения акции переносное презентационное оборудование: переносной медиапроектор VT570G; экран на треноге Draper Diplomat; ноутбук Dell Inspiron; колонки Microlab.
Декан факультета Подпись Л.И. Сидоров
Основной текст Д.з. условно делится на две части: в первой части (описательной) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, послужившие поводом к написанию документа, при необходимости приводится их анализ, во второй части — выводы и предложения и соответствующая просьба (просьбы). Текст излагается от первого лица единственного числа и должен соответствовать официально-деловому стилю. В начале текста не рекомендуются фразы Довожу до Вашего сведения..., Обращаюсь к Вам, потому что... и т.п. (необходимо сразу излагать суть дела), в конце — Вносится на Ваше рассмотрение..., Докладывается для принятия решения и т.п. (лучше Считаю необходимым / целесообразным..., Предлагаю..., Прошу направить / выделить / оказать материальную помощь и т.п.). Необходимо соблюдать требования краткости документа при полноте информации, её достоверности и объективности. Формулировки должны исключать возможность двоякого толкования.
Лит. : См. лит. к ст. Служебная записка.
Г.А. Копнина
Источник: Словарь по риторике языкознанию и эффективному общению.